Oto Serviste Randevu ve Kapasite Hesabı

Çoğu serviste kapasite bir histir: danışman avluya bakar, tezgâhtaki iş sayısını gözler ve "bugün doluyuz" der. Bu his çoğu zaman doğrudur, ama devredilemez — danışman izne çıktığında kimse aynı kararı veremez.

Hissi hesaba çevirmek için iki sayı yeterlidir:

1. **Günlük kapasite (dakika):** kaç servis kanalınız var ve her biri günde kaç dakika çalışıyor?
2. **O günün dolu dakikası:** o güne verilen randevuların tahmini süreleri toplamı.

İki liftli, günde 8 saat (480 dakika) çalışan bir servis için günlük kapasite 960 dakikadır. O güne toplam 700 dakikalık iş verilmişse doluluk yaklaşık %73'tür.

Kapasite hesabının en kritik girdisi, "servis kanalı" tanımının gerçeği yansıtmasıdır. Pratikte kanallar tek tip değildir:

• Mekanik lift
• Kaporta
• Boya
• Yıkama
• Lastik
• Ekspertiz

Her birinin günlük dakikası farklı olabilir; boya kabini bir mekanik liftle aynı ritimde çalışmaz. Kanalları ayrı ayrı tanımlamak, toplam kapasitenin gerçekçi çıkmasını sağlar.

Önemli bir uyarı: kanal tanımlanmamışsa sistem bir kapasite sayısı **uydurmamalıdır.** "Bugün %40 dolu" diyen ama neye göre söylediğini bilmeyen bir ekran, yanlış karara güven verir. Doğru davranış, kanal tanımlanana kadar doluluk göstermemektir.

İkinci girdi, bir işin ne kadar süreceğidir. Her randevuya elle dakika girmek uzun vadede sürdürülemez; bu yüzden süre **iş türünden** gelmelidir.

İş türü kataloğu iki kademeli kurulduğunda (ana tür → alt tür) her alt türe bir varsayılan süre yazılabilir: "10.000 Bakım — 90 dk", "Rodaj — 60 dk", "Arıza Tespit — 45 dk". Randevu açılırken bu süre otomatik gelir, danışman gerekirse üzerine yazar.

Süre tahmininin doğruluğu zamanla artar. Başlangıçta kaba tahminler girin, birkaç ay sonra gerçek sürelere göre revize edin. Önemli olan tahminin mükemmel olması değil, **bir tahminin var olmasıdır** — sıfır bilgiyle plan yapılamaz.

Kapasite hesabının en sık yapılan tasarım hatası, sistemin randevuyu **engellemesidir.** Serviste bu çalışmaz: müşteri kapıya gelmiştir, araç çekiciyle gelmiştir, sadık müşteridir, sigorta işidir. Servis o işi alır.

Doğru davranış şudur: kapasite aşılıyorsa **uyar**, alternatifi göster, ama kararı servise bırak. Uyarı şunları içermelidir:

• O günün mevcut doluluğu
• Bu işin ekleyeceği süre
• Aşımın miktarı
• **En erken müsait gün** ve tek tıkla o güne alma seçeneği

Bu tasarım, danışmanı yönetmez; ona bilgi verir. Sonuç olarak servis bilinçli olarak fazla iş alır — ki bu, bilmeden fazla iş almaktan tamamen farklı bir şeydir.

Danışman telefondayken "ne zaman geleyim" sorusuna cevap vermek zorundadır ve o an ekran değiştirmeye vakti yoktur. Bu yüzden doluluk, randevu ekranının üstünde şerit halinde durmalıdır.

İki haftalık bir şerit pratikte yeterlidir: her gün için bir çubuk, doluluk oranına göre renk (rahat / yoğun / aşıldı) ve üzerine gelince "kaç randevu, kaç saat dolu, kapasite ne" bilgisi.

Bu görünüm bir yan fayda daha üretir: hangi günlerin sistematik olarak boş kaldığı görünür. Pek çok serviste cuma öğleden sonra ve pazartesi sabahı arasında ciddi bir dengesizlik vardır; şeridi birkaç hafta izlemek, kampanya ve yönlendirme kararlarına veri sağlar.

Son bir uyarı: gün bazlı kapasite hesabı, saat bazlı slot **satmaz.** "Salı 14:30'a randevunuz var" demek, arkasında lift bazlı bir çizelge olmadan tutulamayan bir sözdür — önceki iş uzar, araç gecikir, müşteri bekler.

Daha dürüst ve pratik yaklaşım şudur: müşteriden tercih ettiği **günü** almak, talebi kayda geçirmek ve servisin arayarak netleştirmesi. Web üzerinden gelen talepler için de aynı şey geçerlidir — form "talebiniz alındı, sizi arayarak netleştireceğiz" demelidir.

Bu, beklentiyi doğru kurar ve servisin esnekliğini korur. GarajJet'in randevu akışı bu ilkeye göre tasarlanmıştır: gün bazlı kapasite, uyaran ama engellemeyen aşırı rezervasyon kontrolü ve "kesin randevu değildir" ifadesiyle açık bir talep formu.