Oto Servis Programı

Oto servis programı, tamirhanenizin randevusunu, iş emrini, işçilik ve parça kalemlerini, müşteri onayını ve araç geçmişini tek panelde toplayan bulut tabanlı bir servis takip yazılımıdır. GarajJet'te talep hangi kanaldan gelirse gelsin aynı iş programına düşer; iş emri dokuz durumlu bir hatta ilerler, kalemler KDV'siyle hesaplanır, müşteri onayı girişsiz bir linkten alınır ve her kayıt aracın plakası ile şasisine (VIN) yazılır.

Oto servis programı nasıl seçilir? 8 kriter

1. 1

   İş emri durum hattı — belirsiz aşama bırakmayan

   Bir iş emrinin nerede olduğu tahminle değil, durumla anlaşılmalı: Açık, Teşhis, Onay Bekliyor, Parça Bekliyor, İşlemde, Tamamlandı, Faturalandı, Kapandı ve Reddedildi. Program yalnız o adımdan gidilebilecek durumları göstermeli ki yanlış geçiş yapılmasın.

2. 2

   Onayın kimden beklendiği ayrı işaretlenmeli

   "Onay bekliyor" tek başına bilgi taşımaz. Garanti kapsamı için üreticiden mi, ücretli onarım için müşteriden mi, yoksa parçadan mı beklendiği ayrı bir rozetle görünmeli — servis müdürü listeye baktığında hangi işi kimin takip edeceğini bilmeli.

3. 3

   Kayıtsız araçta akış tıkanmamalı

   Servise ilk kez gelen aracın plakası aramada çıkmadığında danışman başka ekrana gitmek zorunda kalmamalı. Program "bu plakayla yeni araç oluştur" diyebilmeli ve iş emri formundan kopmadan devam edebilmeli.

4. 4

   Kapasite gerçek atölyeye göre hesaplanmalı

   Doluluk, uydurma bir sayı değil sizin tanımladığınız servis kanallarının (lift, kaporta, boya, yıkama, lastik, ekspertiz) günlük dakikası üzerinden hesaplanmalı. Kapasite aşıldığında uyarmalı ama engellememeli — kararı servis verir.

5. 5

   Müşteri onayı yazılı ve kalem kalem olmalı

   Tutarın telefonda sözlü aktarıldığı yerde teslimde tartışma çıkar. Müşteri, üye olmadan açtığı bir linkten işçilik ve parça kalemlerini, ara toplamı, indirimi, KDV'yi ve ödeyeceği genel toplamı görüp onaylayabilmeli; kararı tarih damgasıyla kaydedilmeli.

6. 6

   Parça ayrı stok defterine yazılmamalı

   İş emrinden düşen parça ile tezgahtan satılan aksesuar aynı stok bakiyesinde birleşmeli. Paralel bir "servis stoğu" kuran program, ay sonunda iki farklı doğru üretir.

7. 7

   Servis geçmişi araca çakılı olmalı

   Müşteri altı ay sonra geldiğinde ne yapıldığı ustanın hafızasında değil, aracın kartında olmalı: hangi tarihte, kaç KM'de, ne şikâyetle, ne tutara. Anahtar plaka değil şasi (VIN) olmalı ki plaka değişse de geçmiş kopmasın.

8. 8

   Aracı geri getirecek hatırlatma otomatik olmalı

   Sonraki bakım, muayene ve sigorta tarihleri kayıtta durmalı ve vadesi yaklaşınca müşteriye firmanın kendi hattından mesaj gitmeli. Aynı hatırlatmanın iki kez gitmemesi için gönderim kaydedilmeli.

Servis iş emri durumları — 9 adım

GarajJet'te bir iş emri şu durumlardan geçer. Ekran her adımda yalnızca oradan gidilebilecek durumları buton olarak gösterir.

Servisin alt modülleri

Her modülü ayrıntılı anlattığımız sayfalar:

• servis iş emri programı — dokuz durumlu iş emri hattı, garanti/ücretli onay ayrımı, kalemler ve imzalı PDF çıktı.
• oto servis randevu programı — dört kanaldan gelen talep, lift bazlı günlük kapasite ve aşırı rezervasyon uyarısı.
• yedek parça stok takibi — iş emri parçası ile tezgah satışının tek depoda birleşmesi, barkod ve varyant.
• araç bakım hatırlatması — bakım, muayene ve sigorta vadeleri ve otomatik WhatsApp hatırlatması.
• motosiklet servis programı — rodaj ve kilometre kademeleri, yoğun garanti onarımı, kask ve aksesuar satışı.

GarajJet oto servis modülleri

• İş emri — 9 durumlu servis hattı

  Açık → Teşhis → Onay Bekliyor → Parça Bekliyor → İşlemde → Tamamlandı → Faturalandı → Kapandı (ve Reddedildi). Ekran yalnızca o adımdan gidilebilecek durumları buton olarak çıkarır. "Onay bekliyor" tek başına kalmaz: Garantiden mi, Ücretli Onarım mı, parçadan mı, müşteriden mi beklendiği ikinci bir rozetle işaretlenir.

• Randevu — dört kanal, tek akış

  Web formu, telefon, kapıdan gelen ve panelden girilen randevu aynı yere düşer. Ayrı bir "talep havuzu" yoktur: kayıt doğrudan iş programındaki bekleyen işler listesinde belirir, Randevular ekranında kanal rozetiyle (Web · onay bekliyor) görünür. Web'den gelen plaka kayıtlıysa araç ve müşterisi otomatik bağlanır.

• Şasi (VIN) bazlı araç kartı ve servis geçmişi

  Plaka ve şase numarası aracın kimliğidir. Araç kartında marka/model/yıl, KM, sahibi ve tüm geçmiş iş emirleri durur: hangi tarihte, kaç KM'de, ne şikâyetle, ne kadara. Aynı araç galeriden satılıp sonra servise gelse de geçmiş tek kayıtta kalır.

• Müşteri onayı — girişsiz takip linki

  İş emrine ait link müşteriye WhatsApp'tan gider. Müşteri üye olmadan, şifresiz açar: aracın durumu 5 adımlı çubukta, işçilik ve parça kalemleri tek tek, ara toplam / indirim / KDV / ödenecek genel toplam açık şekilde görünür. Onayla veya Reddet — onay iş emrini otomatik "İşlemde"ye alır, ret "Reddedildi"ye.

• Kapasite ve doluluk — kendi liftinize göre

  Servis kanallarınızı (Lift 1, kaporta, boya, yıkama, lastik, ekspertiz) günlük dakika kapasitesiyle tanımlarsınız. 14 günlük doluluk şeridi hangi günün dolduğunu gösterir; kapasiteyi aşan randevuda uyarı çıkar ve en erken müsait gün önerilir. Uyarı engellemez — kararı siz verirsiniz.

• Usta ataması ve haftalık iş panosu

  İş emri haftalık panoya düşer; ustası atanmamış işler amber çerçeveyle ayrışır. Ustayı seçersiniz, işi başka güne taşır veya başka şubeye devredersiniz. Çok şubeli servislerde varsayılan atölye tanımlanır, pano şubeye göre filtrelenir.

• Yedek parça, tezgah satışı ve barkod

  Parça iş emrine eklenir ve tek tuşla depodan düşer. İş emri açmadan kask, aksesuar ve parça satmak için tezgah satışı ekranı vardır: barkod okuyucu veya kamerayla ürün bulunur, KDV oranı kalem bazında seçilir, fiş yazdırılır. Beden ve renk gibi varyantlar sihirbazla tek seferde ayrı stok kalemleri olarak açılır.

• Bakım, muayene ve sigorta hatırlatması

  Araç kartına sonraki bakım (tarih + KM), muayene ve sigorta/kasko tarihi girilir. Vadesi yaklaşanlar renk kodlu listelenir ve sistem her sabah, vadesi 7 gün içinde dolan araçların sahiplerine firmanızın WhatsApp hattından hatırlatma gönderir — aynı hatırlatma iki kez gitmez.

Sıkça sorulanlar

İlgili sayfalar: Oto servis yazılımı nasıl seçilir? · İş emrinde bulunması gereken alanlar · GarajJet nedir?